4 Alternatif Pengendalian Manajemen

Dalam MCS Package seperti yang sudah ditulis di Sistem Pengendalian Manajemen, MCS dibagi menjadi 5 grup yaitu : Cultural Controls, Planning, Cybernetics Controls, Reward and Compensations, dan Administrative Controls. Dengan pendekatan MCS yang dipelajari dari Merchant and Van der Stede (2007), organisasi / perusahaan dapat menggunakan 4 (empat) alternatif management controls yang terdiri dari Results Controls, Action Controls, Personnel Controls, dan Cultural Controls.

Result Control

Menurut Kenneth A. Merchant dan Wim A. Van der Stede dalam bukunya yang berjudul “Management Control System” imbalan atau insentif adalah elemen penting akhir dalam sistem result control. Result Control merupakan sistem kontrol preventif yang efektif karena langsung mengarah pada masalah dimana pengendalian dibutuhkan dan dapat digunakan untuk mengontrol perilaku karyawan dalam berbagai level organisasi. Dalam sistem kontrol ini, perusahaan dapat menerapkan sistem reward dimana telah menggabungkan antara reward ekstrinsik maupun intrinsik serta pemberian hukuman bagi seluruh karyawannya. Pada dasarnya, result controls menitikberatkan pada hasil yang dicapai para karyawan dalam suatu perusahaan dan manfaat bagi karyawan tersebut apabila berhasil mencapainya, bukan pada bagaimana para karyawan bekerja dalam mencapai target hasil tersebut. Result controls ini umumnya diterapkan pada karyawan profesional yang dianggap dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam mencapai target tanpa harus diatur dan diarahkan. Dalam result control, erat hubungannya dengan reward systems dari organisasi.

Action Control

Action control yakni menyangkut jaminan bahwa para pegawai melaksanakan (atau tidak melaksanakan) tindakan tertentu untuk manfaat (atau membahayakan) organisasi. Walaupun umum digunakan di berbagai organisasi, namun action controls tidak efektif di setiap keadaan. Action controls dapat diterapkan dan berjalan efektif hanya apabila para manajer memahami tindakan-tindakan yang diinginkan (atau tidak diinginkan), serta memiliki kemampuan untuk menjamin bahwa berbagai tindakan yang diinginkan tersebut terjadi atau tindakan yang tidak diinginkan itu tidak terjadi. Bentuk dasar dari Action Control meliputi :

  • Behavioral Constraints yang merupakan bentuk negative dari Action Control. Behavioral Controls dimaksudkan agar sesuatu menjadi tidak mungkin, atau lebih sulit bagi pegawai untuk melakukan sesuatu yang tidak boleh dilakukan. Behavioral Constraints dapat diterapkan secara fisik (physically) atau administratif (administratively).
  • Preaction Reviews adalah meneliti rencana tidakan (action plans) dari para pegawai yang dikendalikan. Peneliti akan menyetujui atau tidak menyetujui rencana tindakan yang diajukan, kemudian meminta untuk disesuaikan atau meminta rencana yang lebih cermat lagi sebelum persetujuan akhir diberikan.
  • Action Accountability menyangkut pembebanan kepada para pegawai suatu tanggung jawab atas tindakan-tindakan yang mereka ambil. Penerapan action accountability controls memerlukan langkah-langkah :
    • Mendefinisikan tindakan-tindakan apa yang diterima (acceptable) atau yang tidak diterima (unacceptable).
    • Mengkomunikasikan definisi dimaksud kepada para pegawai.
    • Melakukan observasi atau penyelidikan tentang apa yang terjadi.
    • Memberikan     penghargaan untuk tindakan-tindakan yang    baik atau hukuman kepada mereka yang melakukan penyimpangan.
  • Redundancy yang meliputi penunjukan lebih banyak pegawai (atau paling tidak menyiapkan tambahan pegawai (atau mesin), untuk pelaksanaan tugas yang sangat perlu. Hal ini masih dapat dianggap sebagai pengendalian (control) sebab bentuk pengendalian ini dapat meningkatkan kemungkinan bahwa tugas diselesaikan secara memuaskan. Redundancy umumnya diterapkan pada computer facilities, security functions dan critical operations lainnya. Namun bentuk control ini tidak diterapkan di area lainnya karena sangat mahal.

Personnel Control

Personnel controls membangun kecenderungan alamiah para pegawai untuk mengendalikan dan atau memotivasi diri mereka sendiri. Personnel controls memiliki 3 (tiga) tujuan dasar:

  1. Personnel controls mengklarifikasi ekspektasi, karena pengendalian dimaksud memberikan pemahaman kepada setiap pegawai tentang apa yang diinginkan organisasi.
  2. Personnel controls dapat meyakinkan setiap pegawai mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik.
  3. Personnel controls dapat meningkatkan kecenderungan setiap pegawai untuk melakukan self-monitoring. Self-monitoring adalah kekuatan alamiah yang mendorong seluruh pegawai memiliki keinginan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik, serta secara alamiah memiliki komitmen terhadap tujuan organisasi. Self-monitoring ini sangat efektif karena hampir seluruh pegawai memiliki kesadaran yang mengarahkan untuk melakukan hal yang benar serta mampu menghasilkan perasaan positif dari self-respect dan self-satisfaction pada saat mereka melakukan pekerjaan dengan baik dan melihat keberhasilan organisasi.

Implementasi dari personnel controls ini dapat dilakukan melalui 3 metode yaitu :

  1. Selection and placement. Memperoleh pegawai yang tepat dalam melakukan pekerjaan tertentu, dengan diberikannya lingkungan kerja yang baik serta alat-alat yang dibutuhkan, akan meningkatkan kemungkinan bahwa pekerjaan tersebut akan dikerjakan dengan baik pula.
  2. Training. Training merupakan metode yang umum untuk membuat para pegawai melakukan pekerjaannya dengan baik, karena training menyediakan berbagai informasi yang bermanfaat mengenai hasil (results) dan tindakan yang diharapkan serta bagaimana tugas yang dibebankan dapat dilakukan sebaik-baiknya.
  3. Job design and provision of necessary resources. Cara lain agar para pegawai bertindak secara layak adalah adanya jaminan bahwa pekerjaan dirancang sedemikian rupa sehingga para pegawai yang memiliki kualifikasi tinggi serta termotivasi, kemungkinan besar dapat meraih sukses.

Cultural Control

Cultural controls dirancang untuk mendorong pemantauan timbal-balik (mutual monitoring), yaitu bentuk tekanan kelompok (group pressure) yang sangat kuat terhadap individu yang menyimpang dari norma dan nilai kelompok. Cultural controls sangat efektif ketika para anggota kelompok memiliki hubungan emosional satu sama lain.

Para manajer dapat berupaya untuk menciptakan dan mengarahkan budaya organisasi (organizational cultures) melalui berbagai cara seperti Code of Conduct, Group-Based Rewards, Intraorganizational Transfers, Physical and Social Arrangements, dan Tone at The Top.

Pring

Pringadi Abdi Surya. Dilahirkan di Palembang, 18 Agustus 1988. Pernah terpilih menjadi Duta Bahasa Sumatra Selatan 2009. Sekarang tengah bertugas di Subdit Pembinaan Proses Bisnis dan Hukum, Direktorat Sistem Perbendaharaan. Lulusan Akuntansi Pemerintahan STAN 2010 ini suka jalan-jalan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *