Catatan Pringadi

Blog Literatur/ Sastra, Makro Ekonomi, dan Catatan Perjalanan

Penerapan Action Control pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara

Published / by Pringadi As / Leave a Comment

Isu sumber daya manusia adalah salah satu faktor penting dalam pelaksanaan pengendalian demi mencapai tujuan sebuah entitas/organisasi. Hanya saja, seringkali terdapat perbedaan antara tujuan yang ingin diraih organisasi dengan tindakan yang dilakukan oleh para pegawai. Untuk mengatasi hal tersebut, sebuah organisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen.

Setidaknya, ada tiga bentuk pengendalian manajemen yang dilakukan organisasi yakni result control, action control dan personal—cultural control. Ketiganya memiliki pendekatan yang berbeda dalam melakukan pengendalian terhadap para pegawai. Sebuah organisasi yang baik tahu dan dapat mengombinasikan ketiga pengendalian tersebut dalam penerapannya di dalam organisasi.

Begitu juga dalam organisasi pemerintahan, dalam hal ini kami mengambil objek Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara, ketiga bentuk pengendalian tersebut juga diterapkan. Secara jelas, result control bicara mengenai target yang dapat dikuantitatifkan, misalnya target realisasi/penyerapan anggaran yang dilakukan satuan kerja atau target kepatuhan satuan kerja dalam mengirimkan perencanaan kasnya. Sementara personal—cultural control tercermin dalam nilai-nilai Kementerian Keuangan yang harus dijewantahkan oleh setiap pegawai negeri sipil. Begitu pun action control.

Dalam paper ini, secara spesifik, kami akan membahas mengenai action control di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.

Kontrol tindakan (action control) adalah bentuk yang paling langsung dari pengendalian manajemen karena mereka melibatkan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa karyawan bertindak sesuai dengan kepentingan terbaik organisasi dengan membuat tindakan mereka sendiri fokus kontrol. kontrol tindakan mengambil salah satu dari empat bentuk dasar: behavioral constraints, preaction review, action acountability, dan redundancy.

Behavior Constrains

Pembatasan perilaku adalah bentuk negatif dari kontrol tindakan. tindakan tersebut membuat tidak mungkin, atau setidaknya lebih sulit, bagi karyawan untuk melakukan hal-hal yang tidak boleh dilakukan. Kendala dapat diterapkan secara fisik atau administratif. Sebagian besar perusahaan menggunakan berbagai bentuk kendala fisik, termasuk kunci di meja, password komputer, dan keterbatasan akses ke daerah-daerah di mana persediaan yang berharga dan informasi sensitif disimpan. Beberapa perangkat pembatasan perilaku secara teknis canggih dan seringnya mahal, seperti pembaca kartu identifikasi magnetik dan sidik jari atau pembaca pola bola mata. Dalam situasi di mana tingkat kontrol yang tinggi yang diinginkan, seperti di fasilitas dimana bahan radioaktif diproses, lembaga dinas rahasia di mana informasi rahasia yang dikumpulkan, atau kasino kamar hitung di mana kas ditangani, manfaat kontrol canggih seperti mungkin lebih besar daripada biaya mereka. Kendala administrasi juga dapat digunakan untuk menempatkan batasan pada kemampuan karyawan untuk melakukan semua atau sebagian dari tindakan tertentu. Salah satu bentuk umum dari kontrol administratif melibatkan pembatasan otoritas pengambilan keputusan.

Di KPPN, behavioral constraints diterapkan dalam sistem kehadiran pegawai yang telah menggunakan mesin handkey/sidik jari. Pengisian kehadiran pegawai dilakukan sebanyak dua kali sehari yaitu pada saat masuk kerja dan pulang kerja. Pada saat masuk kerja, para pegawai diwajibkan melakukan pemindaian sidik jari sebagai bukti kehadiran pada waktu yang ditentukan. Waktu kedatangan akan tertera dan menjadi dasar denda (berupa potongan tunjangan kinerja) bila ada keterlambatan. Sama halnya pada saat pulang kerja dengan pengecualian, pegawai yang lupa melakukan absensi saat pulang dapat menggantinya dengan surat keterangan lupa absen dari atasan yang bersangkutan (diatur dalam ketentuan khusus).

Selain itu, behavioral constraints diterapkan juga dalam aksesibilitas sistem manajemen informasi. Pegawai yang bertugas menjadi front officer akan mendapatkan level user yang sesuai dengan pekerjaannya. Di KPPN tipe A2 misalnya, hanya ada 8 user SPAN yang digunakan sesuai dengan levelnya.

Bentuk lain yang umum dari kontrol administratif umumnya disebut sebagai pemisahan tugas. Ini melibatkan membagi tugas yang diperlukan untuk pemenuhan tugas sensitif tertentu, sehingga membuatnya tidak mungkin, atau setidaknya sulit, untuk satu orang untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu saja. Pemisahan tugas datang dalam berbagai bentuk. Salah satu contoh umum melibatkan memastikan karyawan yang membuat entri pembayaran dalam buku besar piutang bukanlah karyawan yang menerima cek. Jika seorang karyawan mengalihkan cek perusahaan ke rekening pribadi hanya memiliki tugas entri untuk pembayaran; yaitu, membuka surat dan daftar, mendukung, dan sejumlah cek yang masuk, pelanggan akan akhirnya mengeluh dan mengklaim tentang tagihan untuk jumlah mereka sudah dibayar. Tapi orang dengan tugas penerima cek dan entri pembayaran bisa mengalihkan cek dan menutupi tindakan dengan membuat entri fiktif pengembalian barang atau, mungkin, penyesuaian harga. Pemisahan tugas digambarkan oleh auditor sebagai salah satu persyaratan dasar apa yang mereka sebut pengendalian internal yang baik.

Di KPPN, pemisahan tugas juga diterapkan baik dalam seksi yang berbeda maupun dalam seksi yang sama. Dalam seksi yang sama, misalnya di Seksi Pencairan Dana, pemisahan tugas dilakukan antara pegawai di front office dengan pegawai di middle office. Pegawai di front office melakukan penerimaan SPM dari satuan kerja, lalu middle officer bertugas memeriksa kembali SPM yang sudah diterima sebelum mencetaknya menjadi konsep SP2D. Hal ini dilakukan untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pekerjaan atau sebagai check and balance.

Preaction Reviews

Preaction Review melibatkan pengawasan dari rencana aksi karyawan yang sedang dikendalikan. Reviewer dapat menyetujui atau menolak tindakan yang diusulkan, meminta modifikasi, atau meminta rencana yang lebih seksama sebelum memberikan persetujuan akhir. Bentuk umum dari preaction review terjadi selama proses perencanaan dan penganggaran yang ditandai dengan berbagai tingkat review dari tindakan yang direncanakan dan anggaran di tingkat organisasi secara berurutan lebih tinggi.

Di KPPN, para pegawai diizinkan untuk mengusulkan inovasi kegiatan yang dapat meningkatkan pelayanan. Tiap seksi diminta untuk mengusulkan kegiatan yang ingin dilakukan. Para pegawai dapat mengajukan proposal kegiatan seperti sosialiasi dengan segala detilnya mulai dari tema, jumlah peserta, honor, sampai souvenir yang dapat diberikan ke satuan kerja. Hal ini membutuhkan anggaran tertentu dan kemudian proposal tersebut akan direview untuk disetujui atau ditolak.

Action Accountability

Akuntabilitas tindakan (action Accountability) melibatkan mempertahankan karyawan untuk bertanggung jawab atas tindakan yang mereka ambil. Pelaksanaan kontrol akuntabilitas tindakan mensyaratkan: (1) mendefinisikan apa tindakan yang dapat diterima atau tidak dapat diterima, (2) mengkomunikasikan definisi mereka kepada karyawan, (3) mengamati atau pelacakan apa yang terjadi, dan (4) memberikan penghargaan perbuatan baik atau menghukum tindakan yang menyimpang dari diterima.

Tindakan yang karyawan harus bertanggung jawab dapat dikomunikasikan baik secara administratif maupun secara sosial. Mode administrasi komunikasi termasuk penggunaan kerja aturan, kebijakan dan prosedur, ketentuan kontrak, dan kode etik perusahaan. Hal ini sering terjadi pada rantai waralaba makanan cepat saji, seperti McDonald, untuk merumuskan dan mengkomunikasikan secara tertulis, dan memperjelas dan memperkuat melalui pelatihan, bagaimana hampir segala sesuatu harus dilakukan, termasuk bagaimana menangani uang tunai, bagaimana untuk menyewa personil, di mana untuk membeli persediaan, dan apa suhu untuk menjaga minyak saat memasak kentang goreng. Demikian pula perawat menggunakan daftar periksa pra operasi untuk membantu memastikan bahwa mereka mempersiapkan pasien secara menyeluruh untuk operasi. Daftar pembanding ini mengingatkan mereka untuk memeriksa alergi pasien, riwayat obat yang digunakan dan waktu makan terakhir. Personil department store juga umumnya memiliki rangkaian prosedur dimana mereka diharapkan untuk mengikutinya. Pada pengecer besar, manajer toko ditegur jika karton barang dagangan yang kosong belum dirusak sebelum dikirim ke ruang sampah karena karyawan bisa menggunakan karton untuk mencuri barang dagangan.

Tindakan yang diinginkan tidak harus dikomunikasikan dalam bentuk tertulis, namun tindakan tersebut dapat dikomunikasikan secara tatap muka dalam pertemuan atau secara pribadi. Sebagai contoh, Andrew Grove, mantan Chief Executive Officer (CEO) Intel, mengakui bahwa untuk menjaga “jenderal dan pasukannya berbaris ke arah yang sama itu memerlukan membujuk yang konstan dan adanya perselisihan atas dan ke bawah pada peringkat.”

Kadang-kadang tindakan yang diinginkan belum dikomunikasikan secara eksplisit sama sekali. Dalam banyak audit operasional, audit pasca keputusan investasi modal, dan peer review auditor, pengacara, dokter, dan manajer, individu harus bertanggung jawab atas tindakan mereka yang melibatkan pertimbangan profesional. Keinginan tindakan profesional umumnya tidak dapat dengan jelas digambarkan dari penampakan luar Meskipun demikian, orang-orang ini harus bertanggung jawab atas tindakan mereka di bawah premis bahwa mereka harus bertindak secara profesional.
Meskipun kontrol akuntabilitas tindakan yang paling efektif jika tindakan yang diinginkan dikomunikasikan dengan baik, komunikasi tidak cukup dengan sendirinya untuk membuat kontrol ini efektif. individu yang terkena dampak harus memahami apa yang diperlukan dan merasa cukup yakin bahwa tindakan mereka akan diperhatikan dan dihargai atau dihukum dalam beberapa cara yang signifikan.

Tindakan dapat dilacak dalam beberapa cara. Tindakan karyawan dapat diamati secara langsung dan hampir terus menerus seperti yang dilakukan oleh supervisor langsung pada lini produksi. Mereka dapat dilacak secara berkala, seperti toko ritel lakukan ketika mereka menggunakan pembeli misterius untuk mengkritik layanan yang disediakan oleh administrasi toko. Tindakan tersebut juga dapat dilacak dengan memeriksa bukti tindakan yang dilakukan, seperti laporan kegiatan atau dokumentasi atas pengeluaran. Auditor, khususnya auditor internal, menghabiskan banyak waktu mereka memeriksa bukti-bukti tentang kepatuhan terhadap standar tindakan prapembagunan. Akuntabilitas tindakan biasanya dilaksanakan dengan kekuatan negatif. Artinya, tindakan didefinisikan lebih sering dikaitkan dengan hukuman daripada dengan imbalan. Baja Nucor menghubungkan beberapa elemen kontrak untuk tindakan sebagai bagian dari insentif perjanjian kompensasi tenaga kerja produksi ini. Siapapun terlambat untuk shift kehilangan bonus satu hari, dan siapa saja yang melewatkan shift kehilangan bonus untuk mingguan At Home Depot, manajer diminta untuk menggunakan sistem personil screening di rumah ketika merekrut karyawan baru. Namun baru-baru lima manajer gagal untuk menggunakan sistem, dan mereka dipecat.

Di KPPN, dalam kesehariannya, pegawai KPPN dilarang merokok di lingkungan kantor. Hal ini sesuai dengan Surat dari Menteri Keuangan mengenai larangan merokok di seluruh wilayah Kementerian Keuangan. Pegawai KPPN juga tidak boleh menerima telepon ataupun bermain internet saat sedang berhadapan langsung dengan satuan kerja. Hal ini sesuai dengan aturan mengenai Service Excellent di lingkungan KPPN, dimana hal tersebut dikhawatirkan akan mengganggu pelayanan kepada satuan kerja.

Dalam ranah yang lebih luas, action accountability dikembangkan menjadi ‘apa yang harus dikerjakan pegawai apabila mengerjakan suatu pekerjaan tertentu. Dalam melayani satuan kerja, petugas Front Office KPPN diharuskan untuk menerapkan service excellent. Dalam hal ini petugas Front Office KPPN harus memberikan senyum, salam, dan sapa kepada setiap satuan kerja yang dilayaninya. Selain itu, pegawai KPPN dilarang menerima gratifikasi dalam bentuk apapun. Salah satu bentuk pengendalian yang dilakukan oleh KPPN adalah dengan dipasangnya kamera CCTV pada titik-titik tertentu dalam lingkungan kantor. Hal ini dilakukan untuk melihat aktivitas pegawai, baik yang sesuai maupun yang tidak sesuai dengan aturan dan etos kerja. Kamera CCTV ini dapat berguna untuk memantau aktivitas pegawai di saat jam kerja, bagaimana pelayanan yang dilakukan oleh pegawai KPPN terhadap satuan kerja, dan melihat apakah telah terjadi kecurangan atau penyimpangan yang dilakukan pegawai, seperti menerima gratifikasi.

Redundansi

Redundansi, yang melibatkan menugaskan lebih banyak karyawan (atau mesin) untuk suatu tugas melebihi dari yang dibutuhkan, atau setidaknya memiliki karyawan cadangan (atau mesin) tersedia, juga dapat dianggap sebagai kontrol tindakan karena meningkatkan kemungkinan bahwa tugas akan diselesaikan secara memuaskan . Redundansi adalah umum di fasilitas komputer, fungsi keamanan, dan operasi penting lainnya. Namun, jarang digunakan di daerah lain karena mahal. Selanjutnya, menetapkan lebih dari satu karyawan untuk tugas yang sama biasanya menghasilkan konflik, frustrasi, dan/atau kebosanan.

Di KPPN, penumpukan pekerjaan adalah hal yang biasa terjadi menjelang akhir tahun anggaran. SPM yang biasaya hanya 400 per hari meningkat menjadi 2000 per hari. Hal ini akan meningkatkan beban para pegawai Seksi Pencairan Dana. Karenanya, dilakukan penambahan pegawai yang bertugas di Seksi Pencairan Dana dari seksi-seksi lain. Petugas FO Pencairan Dana yang biasa berjumlah 2 orang di KPPN Tipe A2 ditambah menjadi 3-4 orang agar dapat melayani satuan kerja dengan baik dan tidak menimbulkan antrian yang lama.

Begitu juga dalam penggunaan printer di akhir tahun anggaran. Misalnya di KPPN Sumbawa Besar, dua pegawai FO Pencairan dana hanya menggunakan 1 printer di hari-hari normal. Menjelang akhir tahun anggaran, jumlah printer juga ditambahkan dari seksi yang idle sehingga meminimalisasi terjadinya jamming atau kemacetan pada saat hendak mencetak bukti penerimaan SPM.

ACTION CONTROL DAN CONTROL PROBLEM

Kontrol tindakan bekerja karena, seperti jenis lain dari kontrol, mereka mengatasi salah satu atau lebih dari tiga masalah kontrol dasar. Tabel ini menunjukkan jenis masalah ditangani oleh masing-masing kontrol tindakan. Pembatasan Perilaku (Behavior Constrains) terutama efektif dalam menghilangkan masalah motivasi. Karyawan yang mungkin tergoda untuk terlibat dalam perilaku yang tidak diinginkan dapat dicegah dari melakukannya. Preaction Review dapat mengatasi ketiga masalah kontrol. Karena mereka sering melibatkan komunikasi kepada karyawan tentang apa yang diinginkan, mereka dapat membantu meringankan kurangnya arah. Mereka juga dapat memberikan motivasi, sebagai ketentuan Preaction Review dari sebuah tindakan karyawan biasanya meminta kehati-hatian ekstra dalam penyusunan proposal pengeluaran, anggaran, atau rencana aksi. Preaction Review juga mengurangi dampak berpotensi mahal dari keterbatasan pribadi, karena Pengulas yang baik dapat menambah keahlian jika diperlukan. Review dapat mencegah kesalahan atau tindakan berbahaya lainnya terjadi.

Kontrol akuntabilitas tindakan (Action Accountability) juga dapat mengatasi semua masalah kontrol. Apa yang disampaikan dalam tindakan yang diinginkan dapat membantu memberikan arah dan mengurangi jenis keterbatasan pribadi karena keterampilan yang tidak memadai atau pengalaman. Dan imbalan atau hukuman membantu memberikan motivasi. Redundansi relatif terbatas dalam penerapannya. Hal ini terutama efektif dalam membantu untuk menyelesaikan tugas tertentu jika ada beberapa keraguan apakah karyawan ditugaskan untuk tugas ini baik termotivasi untuk melakukan tugas dengan memuaskan atau mampu melakukannya.

Pada praktiknya, di KPPN, action control tidak serta merta dapat menyelesaikan masalah pengendalian. Pada behavioral contraints, pengisian daftar hadir pegawai dengan handkey tidak menghasilkan kedisiplinan yang memadai. Hal ini masih memunculkan masalah motivasi pegawai. Di KPPN tipe A2, ada sebagian pegawai yang melakukan absensi lebih dulu, kemudian pulang lagi dan kembali datang lewat dari jam masuk yang diberlakukan. Hal ini lolos dan tidak dapat dikendalikan dengan cara ini. Motivasi pegawai untuk melakukan absensi hanya untuk menghindari denda/potongan dan tidak membentuk pribadi yang disiplin dalam mencapai tujuan yang diinginkan organisasi.

Begitu pun dalam pembatasan kewenangan. Beberapa KPPN di daerah mengalami masalah kekurangan sumber daya manusia. Berdasarkan analisis beban kerja, misalnya di suatu KPPN membutuhkan pegawai 20, namun kenyataannya hanya ada 14 pegawai. Hal ini menyebabkan satu orang pegawai dapat bertugas di dua seksi yang berbeda atau ia berada dalam satu seksi, tapi merangkap dua peran di front dan middle office sekaligus. Level user juga bermasalah karena tak jarang semua pegawai di kantor tahu user name dan password yang digunakan oleh setiap komputer dan setiap pegawai.
Dalam preaction review, masalah muncul dengan kecenderungan mencantumkan rincian anggaran dengan batas atas dari setiap detil yang dibutuhkan sehingga yang terjadi adalah pemborosan anggaran dengan dalih penyerapan anggaran.
Dalam action accountability, masalah yang muncul adalah tidak semua pegawai pernah mendapat pelatihan service excellence, sehingga dalam praktiknya juga terjadi bias interpretasi atas pelayanan prima. Larangan merokok di lingkungan kantor juga kerap dilanggar dengan masih merokok di luar kantor yang masih kawasan kantor. Tidak ada sanksi yang tegas yang diterapkan pimpinan dalam hal ini.

Dalam teknologinya, keterbatasan terjadi pada CCTV yang dipasang. Keterbatasan itu ada pada memori yang digunakan sehingga penyimpanan atas kejadian-kejadian yang seharusnya menjadi arsip pun terbatas.
Dalam redundansi, masalah muncul dari kapasitas SDM. Tidak semua pegawai di KPPN memiliki kapasitas yang sama. Penambahan jumlah pegawai pada akhir tahun seringkali berasal dari Subbagian Umum yang tidak punya pengalaman dalam hal teknis pencairan dana. Sehingga yang kerap terjadi adalah bukannya membantu kelancaran pekerjaan, malah terjadi kesalahan dalam penerimaan SPM oleh pegawai tersebut.

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *